Dans la méthodologie d’organisation personnelle GTD, on crée des projets et on saute de l’un à l’autre en fonction du contexte. Mais changer trop souvent de projet (et de contexte !) est contre-productif. Voici pourquoi.
Avec GTD alias Getting Things Done on travaille par contexte : par exemple, pour écrire cet article je suis dans le contexte @mac, car je le fais depuis mon ordinateur. C’est tout bête, mais cela évite de penser à des tâches que l’on ne peut pas faire maintenant, comme acheter des cartouches d’encre pour cette c*** d’imprimante. Cette tâche est dans le contexte @courses avec d’autres comme acheter du papier et sera traitée lorsque j’irai faire les courses. J’essaie de ne pas changer de contexte trop souvent, en général une ou deux fois par jour maximum, car changer de contexte implique souvent une perte de productivité temporaire pendant la transition.
Cependant j’ai pu constater une chose : même si je reste dans un seul contexte, par exemple @mac, changer trop souvent de projet nuit à la productivité. Prenons par exemple le site web de mon entreprise, Ideas on Stage. Je ne m’en occupe pas souvent. À vrai dire, je ne m’en occupe qu’une fois par an, souvent pendant les vacances de Noël (ne me demandez pas pourquoi, c’est toujours à ce moment-là que j’ai envie de m’en occuper). Le premier jour il me faut pas mal de temps pour me souvenir de comment tout fonctionne et de ce que j’ai fait il y a un an. Ce n’est qu’après quelques heures de tâtonnements que je commence à obtenir des résultats. Le deuxième jour, ça va déjà mieux. Le démarrage est beaucoup plus rapide, et même si je passe un peu de temps à retrouver la solution à des problèmes que j’avais déjà résolus, je suis bien plus productif que la première journée. À partir de la troisième journée, cela devient presque instinctif. Après cinq jours je me mets devant l’ordinateur et je suis immédiatement productif. J’ai retrouvé tous mes réflexes. Le point important c’est que pendant ces cinq jours j’ai dédié pratiquement toute mon attention à un seul projet, le site web. C’est grâce à cela que j’ai pu redevenir aussi productif. Si j’avais été constamment interrompu par d’autres projets, je n’aurais pas pu me focaliser suffisamment sur le site, et je ne serais jamais revenu à un niveau de productivité satisfaisant.
À l’inverse, voici ce qui m’arrive lorsque j’essaie de travailler sur un projet qui requiert toute mon attention, mais que je suis interrompu fréquemment :
Non seulement chaque interruption me fait perdre du temps, mais à chaque fois mon niveau de productivité redescend avant de pouvoir remonter. Et il se produit un effet pernicieux, car presque invisible : ma productivité réelle plafonne bien plus bas que le niveau de productivité potentielle dont je suis capable, mais je ne m’en aperçois pas. Car pour m’en rendre compte, il faudrait déjà que j’aie pu atteindre ce niveau de productivité potentielle au moins une fois. En changeant de projet (et de contexte) trop souvent, je ne vais faire qu’amplifier ce phénomène, et fortement réduire mon niveau de productivité réel.
C’est pourquoi j’essaie de dédier au minimum deux heures complètes à un projet avant de passer à un autre. J’essaie de dédier le plus de temps possible sans interruption sur un même projet, jusqu’à plusieurs jours lorsque c’est possible.