ce bon vieux blog

Vous vous souvenez peut-être du truc que je donnais dans un ancien billet pour extraire les images, les photos et les vidéos d’un fichier PowerPoint ? Et bien si vous possédez un Mac vous avez de la chance : j’ai écrit un script AppleScript pour automatiser la tâche. Si vous êtes sur Windows, vous pouvez toujours utiliser la technique manuelle.

Si vous vous intéressez à AppleScript, j’ai beaucoup commenté le code pour vous aider à comprendre comment le script fonctionne. J’aurais pu le fournir sous forme de miniapplication, mais comme je ne suis pas enregistré comme développeur chez Apple je pense que GeteKeeper va en bloquer l’exécution. Et puis je vous déconseille d’exécuter des applications trouvées sur n’importe quel blog, par exemple le mien.

Même vous n’avez pas d’expérience avec AppleScript, ce n’est pas compliqué :

• Téléchargez le script en cliquant ici.
• Ouvrez le script dans l’éditeur de script en double-cliquant dessus.
• Appuyez sur le bouton « Run » (désolé je ne connais pas son nom en français, mais c’est le gros bouton avec une flèche).
• Une boîte de dialogue apparaît et vous demande de sélectionner la présentation dont vous voulez extraire le contenu media.
• Une fois la présentation sélectionnée, les fichiers sont extraits et un dossier nommé « ppt » doit apparaître au même endroit que la présentation originale. À l’intérieur se trouve un dossier media qui contient toutes les images, photos et vidéos de la présentation PowerPoint. C’est magique !

Vous pouvez très bien transformer le script en application vous-même. Pour cela, il suffit de le sauvegarder de la manière suivante :

• Sélectionnez le menu Fichier → Exporter…
• Dans le format de fichier, sélectionnez Application
• Cliquez sur « Sauvegarder ». Et voilà, le script est devenu une application à part entière !

Désormais il suffit de glisser-déposer la présentation PowerPoint sur l’icône de l’application pour lancer l’extraction, ou de double-cliquer sur l’application pour la lancer comme pour n’importe quelle autre.

Si vous avez regardé le débat entre Emmanuel Macron et Marine Le Pen, vous vous souvenez sûrement de la fin, quand Marine Le Pen part dans une sorte de délire sarcastique où elle adopte une stratégie (?) qui consiste à essayer de ridiculiser les propos de son opposant. « Ils sont là… dans les campagnes… »

Ça n’a pas fonctionné. Mais alors pas du tout. Pourquoi ?

Parce qu’en étant sarcastique, on cesse de se comporter en adulte responsable. On évite le problème en se moquant. On n’apporte rien de constructif. On montre que sous la pression on est incapable de se comporter autrement que comme un enfant capricieux. Autrement dit, on perd automatiquement sa posture de candidat présidentiable. Le sarcasme peut être mordant, drôle, cynique, effrayant ou effarant, mais il n’est jamais constructif.

Plus généralement une des techniques utilisées lors des débats est de se positionner comme étant l’adulte (responsable) face à un enfant (irresponsable). C’est ce qu’a parfaitement illustré la phrase restée célèbre de Mitterrand à Giscard d’Estaing : « Je ne suis pas votre élève, vous n’êtes pas mon professeur ! » Par cette phrase il affirmait son indépendance et son statut d’adulte responsable. Phrase pas du tout improvisée, mais soigneusement préparée par ses équipes de communication.

Le sarcasme peut être efficace dans certaines circonstances, lorsqu’on est humoriste par exemple, mais il est très risqué de l’utiliser lors d’un débat. S’il est utilisé, il doit l’être très ponctuellement, et il faut immédiatement rebondir dans une posture d’adulte sous peine de se discréditer soi-même.

Depuis toujours pour sortir du mode présentateur de PowerPoint, aussi bien sur Mac que sur PC, on utilisait la touche « Esc ». À priori Microsoft a dû penser que c’était trop simple, et en tout cas chez moi ça ne fonctionne plus dans toutes les présentations ! Incrédule j’ai d’abord cru que la touche esc de mon clavier avait un problème, mais non. Après quelques recherches il s’avère que pour quitter le mode présentateur il me faut désormais appuyer sur la touche « - » (signe moins).

Ce choix ergonomique est complètement con. S’il vous plaît Microsoft, remettez la touche « Esc » pour quitter un diaporama.

J’expliquais dans ce billet de blog pourquoi il faut toujours proposer trois créneaux lorsqu’on demande un rendez-vous. Cela évite de nombreux allers-retours d’email inutiles. Cependant depuis j’ai trouvé un système encore meilleur : youcanbook.me

YouCanBookMe est une solution de réservation de rendez-vous en ligne. Plutôt que de donner trois dates, j’ai prédéfini les créneaux disponibles. Mon correspondant ayant plus de choix, il peut choisir le créneau qui lui convient le mieux. Cette solution est gratuite pour les fonctionnalités de base, qui je pense suffiront à la plupart des utilisateurs. La version payante offre une fonctionnalité très utile : la possibilité d’envoyer des emails et des SMS de rappel automatiques avant les rendez-vous, ce qui réduit fortement les risques d’« oublis ».

Mon cas d’utilisation est un peu particulier. Je combine principalement des rendez-vous à distance, via Skype ou téléphone, des réunions sur Lille et d’autres sur Paris. Évidemment je ne peux pas me téléporter instantanément d’un rendez-vous à Paris à un autre à Lille. Les jours et les créneaux de disponibilité ne sont donc pas les mêmes pour ces trois types de rendez-vous. J’ai donc créé trois profils de réservation :

• Un pour les rendez-vous à distance
• Un pour les rendez-vous de coaching sur Paris
• Un pour les rendez-vous de coaching sur Lille

Depuis que j’utilise ce système l’organisation de mes sessions de coaching s’est fortement simplifiée. Plus besoin de lutter avec les conflits d’agenda des uns et des autres ou d’échanger des dizaines d’emails juste pour fixer les rendez-vous. Tout se passe en ligne en quelques clics et tout le monde est gagnant.

Pour que tout soit parfait, j’ai dû résoudre un problème lié au fait que j’utilise plusieurs calendriers : un calendrier « travel » pour noter tous mes rendez-vous où je suis en déplacement, et un calendrier « home_office » pour tous les rendez-vous téléphoniques ou Skype, plus deux ou trois autres calendriers pour les événements familiaux et autres. Le problème, c’est que si je note un événement dans mon agenda dans un autre calendrier que celui connecté à YouCanBookMe, le créneau va rester affiché comme disponible, et je risque donc d’avoir une double réservation sur ce créneau.

La première solution consiste à demander à YouCanBookMe de vérifier mes disponibilités face à plusieurs calendriers. Le problème, c’est que chaque calendrier utilisé augmente le coût de l’abonnement mensuel, et je ne souhaite pas payer plus pour le service que je trouve utile, mais certainement pas plus utile qu’Office 365 par exemple. Heureusement il y a AppleScript. J’ai créé un script AppleScript qui tourne à intervalle régulier et qui copie les rendez-vous des autres calendriers dans le calendrier réservé à YouCanBookMe. Ce script fonctionne malgré le nombre assez hallucinant de bugs qu’Apple a laissé dans l’implémentation d’AppleScript de Calendar (Calendrier), et qui imposent parfois d’utiliser des solutions de contournement assez bizarres. Mais le principal c’est que grâce à ce script chaque rendez-vous que je note dans mon calendrier « home_office » par exemple est automatiquement marqué comme étant occupé dans le calendrier « youcanbookme ».

Le deuxième problème que j’ai dû résoudre, c’est que l’affichage du calendrier youcanbookme est peu lisible dans Calendar, puisque s’y mêlent les faux rendez-vous qui servent à déclarer une plage horaire comme disponible, les vrais rendez-vous et les rendez-vous des autres calendriers reportés automatiquement par le script mentionné ci-dessus. J’ai donc modifié le script pour que les rendez-vous pris dans le calendrier youcanbookme soient automatiquement reportés dans un de mes autres calendriers : home_office pour les rendez-vous par téléphone, travel pour les rendez-vous sur Lille ou Paris. Du coup je peux cacher le calendrier youcanbookme dans Calendar pour qu’il ne pollue pas la vue d’ensemble.

Je n’ai aucun doute que mon cas d’utilisation est particulier, que pour 80 % des utilisateurs la solution gratuite de youcanbookme est suffisante, et que pour 19 % des utilisateurs restants la solution payante normale est suffisante. Pour le 1 % restant, c’est l’occasion de montrer à quel point AppleScript peut s’avérer utile pour les cas d’usage plus compliqués, et je ne peux que regretter la négligence d’Apple dont les apps comportent de très nombreux bugs liés à AppleScript.

Dans la méthodologie d’organisation personnelle GTD, on crée des projets et on saute de l’un à l’autre en fonction du contexte. Mais changer trop souvent de projet (et de contexte !) est contre-productif. Voici pourquoi.

Avec GTD alias Getting Things Done on travaille par contexte : par exemple, pour écrire cet article je suis dans le contexte @mac, car je le fais depuis mon ordinateur. C’est tout bête, mais cela évite de penser à des tâches que l’on ne peut pas faire maintenant, comme acheter des cartouches d’encre pour cette c*** d’imprimante. Cette tâche est dans le contexte @courses avec d’autres comme acheter du papier et sera traitée lorsque j’irai faire les courses. J’essaie de ne pas changer de contexte trop souvent, en général une ou deux fois par jour maximum, car changer de contexte implique souvent une perte de productivité temporaire pendant la transition.

Cependant j’ai pu constater une chose : même si je reste dans un seul contexte, par exemple @mac, changer trop souvent de projet nuit à la productivité. Prenons par exemple le site web de mon entreprise, Ideas on Stage. Je ne m’en occupe pas souvent. À vrai dire, je ne m’en occupe qu’une fois par an, souvent pendant les vacances de Noël (ne me demandez pas pourquoi, c’est toujours à ce moment-là que j’ai envie de m’en occuper). Le premier jour il me faut pas mal de temps pour me souvenir de comment tout fonctionne et de ce que j’ai fait il y a un an. Ce n’est qu’après quelques heures de tâtonnements que je commence à obtenir des résultats. Le deuxième jour, ça va déjà mieux. Le démarrage est beaucoup plus rapide, et même si je passe un peu de temps à retrouver la solution à des problèmes que j’avais déjà résolus, je suis bien plus productif que la première journée. À partir de la troisième journée, cela devient presque instinctif. Après cinq jours je me mets devant l’ordinateur et je suis immédiatement productif. J’ai retrouvé tous mes réflexes. Le point important c’est que pendant ces cinq jours j’ai dédié pratiquement toute mon attention à un seul projet, le site web. C’est grâce à cela que j’ai pu redevenir aussi productif. Si j’avais été constamment interrompu par d’autres projets, je n’aurais pas pu me focaliser suffisamment sur le site, et je ne serais jamais revenu à un niveau de productivité satisfaisant.

À l’inverse, voici ce qui m’arrive lorsque j’essaie de travailler sur un projet qui requiert toute mon attention, mais que je suis interrompu fréquemment :

Non seulement chaque interruption me fait perdre du temps, mais à chaque fois mon niveau de productivité redescend avant de pouvoir remonter. Et il se produit un effet pernicieux, car presque invisible : ma productivité réelle plafonne bien plus bas que le niveau de productivité potentielle dont je suis capable, mais je ne m’en aperçois pas. Car pour m’en rendre compte, il faudrait déjà que j’aie pu atteindre ce niveau de productivité potentielle au moins une fois. En changeant de projet (et de contexte) trop souvent, je ne vais faire qu’amplifier ce phénomène, et fortement réduire mon niveau de productivité réel.

C’est pourquoi j’essaie de dédier au minimum deux heures complètes à un projet avant de passer à un autre. J’essaie de dédier le plus de temps possible sans interruption sur un même projet, jusqu’à plusieurs jours lorsque c’est possible.